以武汉为例，船舶防污文书/证书办理流程如下：
一、具备条件

长江海事局辖区船舶。

二、提交材料

（一）《船上油污应急计划》申请：

1、船舶防污证书申请书（公司盖章）；

2、船舶国籍证书及其复印件；

3、《船上油污应急计划》文本(一式三份)；

4、（国际）防止油污证书及其复印件；

5、公司委托证明及被委托人身份证明及其复印件。

（二）《船上（海洋）污染应急计划》申请：

1、船舶防污证书申请书（公司盖章）；

2、《船上海洋污染应急计划》及所附材料(一式三份)，其中至少有一份证书、图表是原件或清晰复印件；

3、船舶国籍证书及其复印件；

4、国际防止油污证书及其复印件；

5、（国际）散装运输危险化学品适装证书或（国际）防止散装运输有毒液体物质污染证书及其复印件；

6、公司委托证明及被委托人身份证明及其复印件。

（三）《油污损害民事责任保险或其他财务保证证书》申请：

1、船舶防污证书申请书（公司盖章）；

2、油污和其他保赔责任险或其他财务保证有效单据（保单、保险证明、发票及其复印件）；

3、船舶国籍证书及其复印件；

4、公司委托证明及被委托人身份证明及其复印件。

（四）《燃油污染损害民事责任保险或其他财务保证证书》申请：

1、船舶防污证书申请书（公司盖章）；

2、燃油污染损害民事责任保险或其他财务保证有效单据（保单、保险证明、发票及其复印件）；

3、船舶国籍证书及其复印件；

4、公司委托证明及被委托人身份证明及其复印件。

（五）《非持久性油类污染损害民事责任保险或其他财务保证证书》申请：

1、船舶防污证书申请书（公司盖章）；

2、非持久性油类污染损害民事责任保险或其他财务保证有效单据（保单、保险证明、发票及其复印件）；

3、船舶国籍证书及其复印件；

4、公司委托证明及被委托人身份证明及其复印件。

（六）《程序与布置手册》申请：

1、船舶防污证书申请书（公司盖章）；

2、船舶国籍证书及其复印件；

3、《程序与布置手册》（一式两份）；

4、（国际）散装运输危险化学品适装证书或（国际）防止散装运输有毒液体物质污染证书及其复印件；

5、《船上有毒液体物质海洋污染应急计划》或《船上（海洋）污染应急计划》；

6、公司委托证明及被委托人身份证明及其复印件。

（七）《船舶垃圾管理计划》申请：

1、船舶防污证书申请书（公司盖章）；

2、《船舶垃圾管理计划》(一式三份)；

3、船舶国籍证书及其复印件；

4、公司委托证明及被委托人身份证明及其复印件。

（八）《挥发性有机化合物管理计划》申请：

1、船舶防污证书申请书（公司盖章）；

2、船舶国籍证书及其复印件；

3、《国际防止空气污染证书》或《防止空气污染证书》及其复印件；

4、《挥发性有机化合物管理计划》文本(一式三份)；

5、公司委托证明及被委托人身份证明及其复印件。

（九）《油类记录簿》申请：

1、船舶防污文书申请书（公司盖章）；

2、船舶国籍证书及其复印件；

3、防止油污证书及其复印件；

4、公司委托证明及被委托人身份证明及其复印件。

（十）《垃圾记录簿》申请：

1、船舶防污文书申请书（公司盖章）；

2、船舶国籍证书及其复印件；

3、公司委托证明及被委托人身份证明及其复印件。

（十一）《货物记录簿》申请：

1、船舶防污文书申请书（公司盖章）；

2、船舶国籍证书及其复印件；

3、国际防止散装运输有毒液体物质污染证书及其复印件；

4、公司委托证明及被委托人身份证明及其复印件。

三、受理时间

周一至周五：上午08：30-12：00

下午14：00-16：30

（夏令时下午14：30-17：00）

四、办结时限

1.《油类记录簿》、《垃圾记录簿》、《货物记录簿》当场办结；

2.《燃油污染损害民事责任保险或其他财务保证证书》、《油污损害民事责任保险或其他财务保证证书》、《非持久性油类污染损害民事责任保险或其他财务保证证书》自受理申请之日起7个工作日办结；

3.《船舶垃圾管理计划》自受理申请之日起10个工作日办结；

4.《船舶油污应急计划》、《船上（海洋）污染应急计划》、《程序与布置手册》、《挥发性有机化合物管理计划》自受理申请之日起20个工作日办结。