陕西政务服务网电子文件管理暂行办法（全文）

第一章　总　则

第一条　为规范陕西政务服务网（按照统一标准规范建设的我省各级各部门面向社会提供政务服务事项办理的一体化网上在线服务系统）电子文件管理工作，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存历史记录，促进信息资源开发利用，推动“互联网+政务服务”健康发展，根据《国务院关于印发政务信息资源共享管理暂行办法的通知》（国发〔2016〕51号）、《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈电子文件管理暂行办法〉的通知》（厅字〔2009〕39号）和《国家档案局关于印发〈电子档案移交和接收办法〉的通知》（档发〔2012〕7号）等规定，结合本省实际，制定本办法。

第二条　本省县级以上行政机关或其他法律法规授权、受委托行使行政职能的组织（以下统称行政机关）在陕西政务服务网上的电子文件管理，适用本办法。

第三条　本办法所称的电子文件，是指行政机关通过陕西政务服务网行使行政权力事项，履行经济调节、市场监管、社会管理、公共服务、生态环境保护等职能活动中直接形成或交换共享的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的电子信息记录。

本办法所称的电子文件管理，是指行政机关对在陕西政务服务网上形成、办理、归档、移交、保管、利用等各环节的电子文件进行管理的活动。

第四条　在陕西政务服务网上办结归档的电子文件是行政机关依法履行职能的重要凭证，是国家档案信息资源的重要组成部分。陕西政务服务网电子文件管理应当遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用、确保安全原则。

第二章　管理机构与职责

第五条　省政府办公厅负责全省政务服务网电子文件管理工作的组织领导，协调解决有关重大问题，督促检查各市、县（市、区）政府和行政机关工作落实情况。省政府办公厅会同省档案局统筹协调全省政务服务网电子文件管理工作。省信息中心负责电子文件应用平台的建设和运维工作。

各市、县（区）政府负责组织领导本级政务服务网电子文件管理工作，督促检查本级政务服务网电子文件管理工作。各级电子政务工作机构会同本级档案行政管理部门负责统筹协调本级政务服务网电子文件管理工作，提供相应技术支持和服务。

第六条　各地各部门按照有关法律法规规定，负责各自职责范围内的陕西政务服务网电子文件的形成、办理、归档、移交、保管、利用等工作。

第七条　省档案局负责会同有关部门制定陕西政务服务网电子文件相关档案管理标准、流程等规范，开展对全省政务服务网电子文件归档和电子档案管理工作的培训和检查评估；各级档案行政管理部门依照职责负责对本级政务服务网电子文件归档和电子档案管理工作进行监督指导，结合数字档案室建设，推进政务服务网电子档案管理系统建设；各级国家综合档案馆负责接收、管理本级政务服务网移交的电子档案，促进电子文件接收归档、长久保存和共享利用。

第三章　形成与办理

第八条　各级电子政务工作机构应当按照《电子文件管理暂行办法》等有关规定，建设和完善各级政务服务网电子文件的形成、办理、数据交换、归档、数据移交等基本功能模块，并实现安全、可靠、有效运行。

各地各部门在陕西政务服务网外自行建设的、与陕西政务服务网以数据交换方式连接的电子政务系统，其功能需求、办理流程、数据标准等应与陕西政务服务网相衔接，并按规定向陕西政务服务网汇交电子文件。

第九条　各地各部门应当按照审核公布的行政权力清单、责任清单、公共服务事项目录和运行流程等要求，对本单位在陕西政务服务网上办理事项的材料递交、办理、制作和留存等作出具体规定，确保电子文件的真实、完整、可用、安全。

第十条　在陕西政务服务网上申请、受理、办理、办结、送达等办理事项过程中形成、获取的电子文件，应当采用符合标准规范的文件存储格式，并根据信息化发展的需要，动态调整相应的文件存储格式和技术支撑，确保能够被长期有效读取。

第十一条　陕西政务服务网电子文件的形成、办理等过程，一般采用网上在线运行方式，法律法规另有规定的除外。采用网上在线运行方式的，应当符合国家法律法规对电子文件的原件形式和标准规范要求。

第四章　使用与管理

第十二条　各地各部门在办理公民、法人或者其他组织的申请事项时，除法律、法规规定需要本人到场提出申请的以外，应当接受通过网上政务服务平台提出的申请；除法律、法规规定需要提供纸质材料的以外，应当接受公民、法人或者其他组织通过网络上传的电子材料。

第十三条　申请人提交的电子材料，可分为电子证照、经数字签名的电子资料和不含数字签名的证照电子版与其他电子资料。陕西政务服务网应集成公民、法人电子签章和数字证书的认证并推广应用，增加业务审批系统对电子证照、经数字签名的电子资料的识别与核验功能。

第十四条　各地各部门应关注群众办事的堵点、难点问题，积极梳理各类事项的材料证明关系，简化业务流程，积极推进营业执照、身份证等法人和自然人证照电子化应用。在全省政务信息共享交换平台中已有的电子证照和数据信息，不得再由申请人提供。各级政务服务网应配合各部门调整业务流程和材料列表，并提供申请人免提供的证明和材料的查询和核验功能。

第十五条　各地各部门在事项办结后，应在向申请人核发结果交付件之前将办理结果交付件电子化，经电子签名后，转换为电子证照。

第十六条　电子证照的签发、维护、更新、注销工作应依托全省电子证照库进行管理，原有存量证照信息应逐步实现电子化。如已有电子证照管理系统，应与全省电子证照库进行对接，并保证证照信息的真实性、完整性、有效性和及时性。

第五章　安全与共享

第十七条　陕西政务服务网电子文件形成、办理、归档等过程中，应按照《陕西省电子公文传输管理暂行办法》规定和其他相关技术、管理和数据标准规范执行，并采用时间戳、日志、备份等可靠技术保障措施，确保其信息真实、内容完整、可靠安全并形成记录。

第十八条　各地各部门应当建立健全陕西政务服务网电子文件安全保管各项规章制度，按照国家信息安全等级保护标准建立安全防护体系，配备电子文件管理、利用的设施设备。加强对在陕西政务服务网上办结归档的电子文件的安全保管，严格按照要求开展档案登记备份工作，定期对电子文件的保管情况、可读取状况等进行测试、检查，发现问题及时处理,并做好日常迁移、鉴定、到期销毁等工作。

第十九条　各地各部门按照《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第492号）和档案、保密、信息安全、知识产权保护、网络安全等法律法规规定，认真履行信息公开的主体责任，做好陕西政务服务网归档电子文件的信息公开、开放鉴定等工作，保证电子文件得到方便快捷的共享利用。

第二十条　在陕西政务服务网上形成的电子文件坚持以共享利用为常态、以不共享利用为例外的原则。各地各部门应当按照办理事项，对本单位在陕西政务服务网上形成的电子文件进行逐项梳理，按照有关规定，明确其共享利用的范围和条件。

第二十一条　对属于共享利用范围的陕西政务服务网电子文件，行政机关应当按照《国务院关于印发政务信息资源共享管理暂行办法的通知》（国发〔2016〕51号）和《陕西省人民政府关于印发〈陕西省政务信息资源共享管理办法〉的通知》（陕政发〔2017〕34号），通过全省政务信息共享交换平台，拓宽利用渠道，促进共享利用。

第六章　归档与移交

第二十二条　各地各部门应当按照国家有关文件材料归档范围（包括背景信息及元数据）和保管期限的规定，制定本单位陕西政务服务网电子文件的归档范围和保管期限表，并报同级档案行政管理部门审核确定。

陕西政务服务网电子文件一般按办理事项确定保管期限；对于凭证性电子文件，其保管期限不得低于行政管理、诉讼、审计等活动所需要的追溯年限。

第二十三条　各地各部门应当对本单位在陕西政务服务网上运行并具有保存价值的电子文件实时或定期进行归档，定期归档应在第二年6月底前完成。电子文件归档后应移交本单位档案部门。

第二十四条　归档的陕西政务服务网电子文件应当满足可长期保存的要求，各级电子政务工作单位部门要加强技术指导和服务保障，确保电子文件在脱离陕西政务服务网归档后能够被正确读取和使用。

文字、图表、图像、音频、视频等形式的陕西政务服务网电子文件的归档格式，按照国家有关标准规范执行；在陕西政务服务网上以数据库信息临时抽取组合方式显示的电子文件，归档时以OFD、PDF、XML、HTML等通用格式保存；根据信息化发展的需要，由省政府办公厅会同省档案局动态确定相应通用格式后公布施行。以数据链接形式存放的陕西政务服务网电子文件，归档时需下载保存原发布单位的实际电子文件。

第二十五条　各地各部门一般应通过本单位电子文件归档和电子档案管理系统，对政务服务网办结的电子文件进行归档和集中管理，并按标准规范做好分类、整理、存储、封装、鉴定、检测等工作。各地各部门的电子文件归档和电子档案管理系统，功能需求应符合同级档案行政管理部门的标准规范，并做好与本级国家综合档案馆电子档案管理平台的技术对接。

陕西政务服务网电子文件归档及电子档案的移交、保管、利用等具体业务标准规范和功能需求，由省档案局另行制定发布。

第二十六条　各地各部门对本单位在陕西政务服务网上形成的具有永久保存价值的电子档案，自电子档案形成之日起5年内向本级国家档案馆移交。已移交的电子档案在本单位档案机构至少保存5年。对有特殊要求的电子档案，经同级档案行政主管部门同意，可适当延长移交时间；对涉密电子档案的移交时间，按保密管理有关规定和程序报经批准后另行实施。

第七章　考核与监督

第二十七条　行政机关应当制定本单位陕西政务服务网电子文件管理工作的各项制度规定和责任分工，确保责任到岗到人。

第二十八条　加强对陕西政务服务网电子文件管理工作的考核监督，各级电子政务工作机构负责会同档案行政管理部门组织开展工作检查，对陕西政务服务网电子文件管理工作进行评估和通报。考核结果作为安排行政机关信息化建设项目和部门预算的重要依据。

第八章　附　则

第二十九条　各市、县（市、区）政府可根据本办法，制定本级政务服务网电子文件管理工作实施办法。

第三十条　本办法由省政府办公厅负责解释。

第三十一条　本办法自2019年2月1日起施行。